e-Fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen ve elektronik belge biçiminde düzenlenen, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı bir biçimde sağlamak amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından oluşturulan uygulamadır.

Ticari firma olarak Anonim, Limited, Gerçek ve Şahıs şirketi statüsünde bulunan mükellefler e-fatura uygulamasından yararlanabilir.

Faturalar elektronik ortama taşındığı için kağıt, baskı, posta ve arşivleme maliyetleri ortadan kalkar.

Faturalama ve muhasebe süreçlerinde hız artar, zamandan tasarruf sağlanır ve ticareti hızlanır.

Faturalar güvenilir bir şekilde elektronik ortamda saklanır, odalar dolusu klasörlenmiş arşivler ve saklama masrafları tarih olur.

Elektronik ortamdaki anlık ve otomatik veri kaydı ile hata oranı azalır.

Evraklarınız, faturalarınız kaybolmaz, gerektiğinde eski evraklara, faturalara saniyeler içerisinde ulaşılır.

Kağıt kullanımı en düşük seviyeye indiği için her yıl yüzbinlerce ağacın kesilmesi engellenir.

e-Fatura göndermek ve almak isteyen mükellefler;

eLogo Özel Entegratör Portali üzerinden e-Faturanızı nasıl gönderebileceğinizi anlatan detaylı dokümana ulaşmak için tıklayınız.

LogoConnect üzerinden e-Faturanızı nasıl gönderebileceğinizi anlatan detaylı dokümana ulaşmak için tıklayınız.

e-Fatura’da, sadece sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderilebilir ve alınabilir.

e-Arşiv ise e-Fatura kapsamı dışındaki firma ve tüketicilere kesilen faturaların da elektronik ortamda düzenlenmesini ve ikinci nüshasının elektronik olarak muhafaza ve ibraz edilmesini sağlar.

e-Fatura’da, fatura elektronik ortamda alıcısına iletilir ve kağıt çıktı alınamaz, e-Arşiv’de ise fatura hem elektronik hem de kağıt çıktı olarak iletilebilir.

e-Fatura’da UBL-TR formatı zorunluyken e-Arşiv’de istenilen format kullanılabilir.

e-Arşiv’de belgeler mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanıp saklanır, e-Fatura’da zaman damgası yoktur.

e-Fatura’da gönderilen her fatura önce GIB’e iletilir, e-Arşiv’de GİB’e yalnızca ay sonlarında bir rapor ile bilgi verilir.

e-Fatura’da GIB Portal, Entegrasyon, Özel Entegratör yöntemlerinden biri kullanılır. e-Arşiv kullanıcıları ise Özel Entegratör ya da kendi bilgi işlem sistemlerine onay alarak kullanabilir.

e-Faturanın düzenlenmesinde, gönderilmesinde ve alınmasında aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir:

e-Fatura Başkanlık tarafından duyurulan format ve standartlara uygun biçimde oluşturulmalıdır.

e-Fatura, sadece e-Fatura bünyesinde tanımlı olan kullanıcılar adına düzenlenmelidir. Bu nedenle e-Fatura alma yetkisi bulunmayanlar adına e-Fatura düzenlenmesi mümkün değildir.

e-Faturalar, e-Fatura Uygulaması aracılığı ile müşterilere gönderilmelidir. Bu bakımdan uygulama harici yollarla gönderilen herhangi bir elektronik belge Vergi Usul Kanunu kapsamında e-Fatura olarak kabul edilmez. Müşterinin uygulama üzerinde tanımlı olması, faturanın format ve standartlara uyması ve elektronik belgenin mali mühür ile mühürlenmiş olması bu sonucu değiştirmez.

e-Fatura mali mühür ile mühürlenmelidir. Üzerinde mali mühür bulunmayan herhangi bir belge Vergi Usul Kanunu kapsamında e-Fatura olarak kabul edilmez.

icari faturalar 7 günlük süre içerisinde iptal edilebilir. Eğer ticari e-Fatura düzenlenerek alıcı firmaya gönderilmiş ve iptal edilmek isteniyorsa, müşteri bu e faturayı 7 gün içerisinde reddedilebilir. Sonrasında yeni bir e-Fatura oluşturularak müşteriye yeniden gönderilmelidir.

Temel E- faturaların iptal seçeneği bulunmamaktadır. Temel e-Fatura gönderilmiş ve iptal edilmek isteniyorsa, faturayı gönderdiğiniz müşterinizin bu faturaya karşılık bir iade e-Faturası oluşturup tarafınıza iletmesi gerekir. Bu işlem her iki faturanın birbirini mahsuplaştırması için yeterlidir.

e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olunması halinde bu tarihten sonra yurt dışına gönderilecek hizmet ihracı faturaları e-Arşiv fatura olarak düzenlenmelidir.

Ancak alıcı serbest bölgede bir e-Fatura kullanıcısı ise düzenlenecek fatura e-Arşiv olamayacağından bu alıcıya e-Fatura düzenlenmesi ancak senaryosunun ihracat e-Fatura olarak değil, temel/ticari fatura olarak seçilmesi, fatura tipinin ise “istisna” olması gerekmektedir.